涉外会议

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浙师外字200821

 

浙江师范大学关于印发国际会议

管理规定的通知


各学院,校行政各部门(单位):

现将《浙江师范大学国际会议管理规定》印发给你们,请在相关工作中遵照执行。

 

        二○○八年三月二十八日

 


抄送:校党委各部门,各群众团体,行知学院。



浙江师范大学国际会议管理规定



一、举办国际会议有利于提高我校在国内外的学术地位,促进我校师生与国际知名学者的学术交流,推动国际科技合作。学校鼓励、支持具备条件的单位积极发起、主办或承办国际会议。

二、本规定适用的国际会议是指:在我国境内(不含港、澳、台地区)举办的、与会者来自3个及以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛等。举办双边会议(指大陆与某一个国家或地区)除不需报上级主管部门审批外,其余程序按本规定办理。

三、外事处是学校申报国际会议的归口管理单位,负责受理会议的申报并负责办理境外代表来华手续。科技处和社科处分别负责对自然科学类和社会科学类学术会议进行学术和形式审查以及部分经费资助的审批工作。

四、根据上级审批制度的有关规定,未经批准,任何单位不得对外申办、承诺举办国际会议;不得以已与外方商妥为理由要求认可和批准;不得为取得外方赞助而同意在华举办国际会议。经批准同意申办的国际会议,有关单位在对外申办过程中不得作出超出授权范围的承诺或承担额外义务。会议主办单位收到批件后,方可进行筹备工作;收到批件前,暂不许许诺外方。

五、校内各单位在申请以我校名义举办的国际会议时,应首先明确我校为会议的主办者或承办者。由其它单位主办、拟由我校承办的国际会议,在申报时须提供主办方的委托函或任务批件。

六、举办一般性国际会议,举办单位须至少提前半年填写《浙江师范大学国际会议申请表》(外事处网站可下载),提出举办国际会议的申请。举办重大国际会议(指外宾人数在100人及以上或会议总人数在400人及以上的一般性国际会议,外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议,及涉及重大敏感问题或重要国际问题的会议)应在上年度10月前向外事处报送计划。未经批准,任何单位和个人不得擅自邀请和许诺外国副部级以上现职和前政要及外国驻华使节参加论坛和研讨会性质的国际会议。

七、国际会议按以下程序申办:

(一)举办单位将申请表报相关科研主管部门(科技处、社科处),相关科研主管部门审核后,将申请表转外事处;

(二)外事处审核后报主管校领导审批;

(三)主管校领导批准后,主办单位向外事处提交立项请示(电子稿),由学校向上级主管部门报批。请示内容应包括:申办、承办国际会议的重要性,主办单位及协办单位名称,会议议题和主要内容,举办时间、会期、地点(城市),与会人员范围、总数及外宾人数,是否邀请党和国家领导人及外国政要或前政要出席会议(如邀请,需注明,且另行报批),经费来源,相关涉台和其他敏感问题及对策,相关国际组织的情况等,并附上有关背景材料。

(四)各申办单位在得到上级主管部门批复后方能具体操作。为尽早办理与会者的入境签证,各申办单位应至少提前1个半月将国外与会人员(不含港、澳、台地区)的姓名、国籍、护照号码报外事处(相关表格可到外事处网站下载)。

八、一般学术会议,不邀请国家、省、市领导出席。如属高规格国际会议,需邀请国家、省、市领导出席开幕式,会议主办单位应提前3周提出书面申请(附会议开幕式议程、主要代表名单及简历、领导发言稿)报外事处。未经批准,任何单位和个人不得擅自邀请。

九、以学校名义主办或承办的国际会议,召开期间若邀请学校领导出席会议开幕式,主办单位应提前2周将申请材料(电子稿)及领导讲话稿报外事处。

十、申办单位应做好会议的各项工作,会议结束后2周内应将所举办国际会议的论文集目录、照片及相关材料报外事处备案。

十一、本规定自公布之日起实行,由外事处负责解释。

十二、今后如有与国家、省及学校新文件相抵触之处,依据新文件规定办理。

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